
För att förbättra kommunikationen ytterligare ville man också ha ett öppet forum i Wistbo Driftportal, som man har valt att kalla viktiga meddelanden. Det är en meddelandefunktion där man kan skriva saker av mer allmän karaktär, till exempel: På måndag kommer vi att måla om i trapphuset, på tisdag får vi inte parkera för då ska vi dra ny el till ett värmeuttag och så vidare.
”Den är mycket mer frisläppt, vem som helst kan skriva, vem som helst kan ändra och det ger en blixtsnabb respons mot alla avdelningar. Alla ser den och alla kan lägga till i den.”
På Gärstadverket handskas man med många olika kemikalier och genom att använda den kemikaliemodul som finns i Wistbo Driftportal har hanteringen förenklats betydligt. Det är en modul där man beställer de kemikalier som behövs för driften och skötseln av anläggningarna. När en beställning läggs in i Wistbo Driftportal ser alla att beställningen är gjord och när leverans förväntas ske. Kemikaliemodulen talar om i fall leveransen inte kommer i tid och de kontaktuppgifter man behöver för att ringa upp och ta reda på vad som har hänt finns redan noterade. Gärstadverket har många anställda, men också många entreprenörer utifrån som utför olika slags arbeten på anläggningarna.
Tidigare anmälde sig vederbörande i kontrollrummet, skrev ner sitt namn i ett block och i bästa fall skrev man ut sig när arbetsdagen var slut. Ur säkerhetssynpunkt var det ett opålitligt system så man bestämde sig för att införa en entreprenörsmodul integrerad i Driftportalen. Det fungerar på så sätt att entreprenören loggar in i systemet när han/hon kommer till Gärstadverket och loggar ut när arbetspasset är slut.
Om ingen utloggning sker meddelas driftpersonalen som då kan kontrollera vad som har hänt. Detta är en mycket betydelsefull funktion på en arbetsplats som Gärstadverket. Sker det en olycka är det av yttersta vikt att man har överblick på vilka som befinner sig inne på anläggningarna.