Tekniska Verken - Kundcase

En gemensam och säker kommunikation med Wistbo Driftportal

Tekniska Verken är ett stort regionalt företag som ägs av Linköpings Kommun. Den främsta inriktningen är energiproduktion i form av fjärrvärme, fjärrkyla, biogas och el. Företaget har totalt cirka 220 000 privat- och företagskunder och 945 anställda. Anläggningarna är av skilda slag: avloppsreningsverk, vattenverk, vattenkraftverk, kraftvärmeverk och avfallsanläggningar och är geografiskt utspridda. För att säkerställa en gemensam och korrekt kommunikation inom produktionen för kraft och värme, valde man Wistbo Driftportal.

Kommunikationen var en utmaning

Gärstadverket består av en äldre anläggning från 1981 och en nyare anläggning från 2004 och här finns sammanlagt fyra pannor. Den nyaste, panna 4, är en av Sveriges modernaste anläggningar för förbränning av avfall. Driften vid verket pågår dygnet runt, alla dagar på året. Detta ställer stora krav på driftpersonalen som arbetar i flera skift på obekväma arbetstider, vilket i sin tur gör det extra viktigt att kommunikationen mellan de olika skiften fungerar optimalt.

Det sker många verksamhetsavgörande händelser varje dygn på en så stor och komplex anläggning och det är viktigt att all information hanteras på ett korrekt sätt både vid skiftöverlämning och vid annan kommunikation som till exempel mellan olika avdelningar. Ett problem man hade var att informationen blev förvrängd eller glömdes bort på grund av tidigare kommunikationsmetoder. Det fanns egentligen inget forum för personalen där de kunde kommunicera med varandra på ett enkelt och säkert sätt.

En annan stor utmaning handlade om dokumenthanteringen. I en så stor verksamhet, med olika avdelningar, ett huvudkontor centralt i Linköping och med anställda ute på olika uppdrag blev det svårt att få en samlad bild av vad alla höll på med. Det skrevs bland annat väldigt många rapporter varje vecka, som till exempel miljörapporter, produktionsrapporter med aktuella el- och bränslepriser och det var angeläget att så många som möjligt fick ta del av det som rapporterats. Inom kategorin dokumenthantering talar man även om möjligheterna till sökbarhet och spårbarhet, vilket dessutom krävs av olika myndigheter.

Det är av stor betydelse att detta fungerar för att det ska vara möjligt att från myndighetshåll kvalitetssäkra verk- samhetens olika delar. Spårbarheten och sökbarheten är likaledes en väsentlig aspekt av det kvalitetsförbättrande arbetet inom företaget.

En gemensam totalbild

Det var de här omständigheterna som ledde till att avdelningen för kraft- och värmeproduktion tog kontakt med Wistbo Information. Man ville införa ett digitalt dagjournalssystem där alla på ett enkelt sätt kunde skriva ner verksamhetsavgörande händelser och annan viktig information och där informationen skulle vara lättåtkomlig för alla. Ett av målen man ville uppnå var att skapa en tvåvägs kommunikation i syfte att verksamheten skulle kunna utvecklas i riktning mot ökad delaktighet och engagemang. Efter en noggrann behovsanalys var Wistbo Information säkra på att Tekniska Verken skulle ha stor nytta av Wistbo Driftportal för att uppnå de mål de strävade efter.

Lösningen för dokumenthanteringen blev en modul i Wistbo Driftportal där den senaste rapporten läggs upp och där den som är intresserad kan gå in och ta del av rapporten. Rapporter kan läggas in från till exempel huvudkontoret och genast bli tillgängliga för alla inom avdelningen.

En central del av verksamheten på Gärstadverket är morgonmötena där chefer och representanter från alla avdelningar går igenom det aktuella driftläget. Man går igenom hur det har gått, vad som ska hända och vad som behöver göras för att anläggningen ska gå bättre. För att ta vara på informationen från dessa möten används idag en mötesmodul i Wistbo Driftportal där alla möten kategoriseras på typ av möten, månad och år. Vid mötena går man igenom drift- och underhållssystemet, som är ett system där man skriver felrapporter av mer allvarlig karaktär. Man planerar insatser för åtgärder, det kan vara en havererad pump eller liknande. Allt publiceras automatiskt i en ruta i Wistbo Driftportal där alla på anläggningen kan logga in och få veta vad som diskuterades och beslutades på mötet.

”En viktig del av Wistbo Driftportal var helt enkelt möjligheten att ha en digital överlämning, där man förutom möjligheten att i tydlig skrift skriva vad som har hänt även får en summerad bild över händelser under skiftet. Driftportalen samlar viktiga meddelanden, dagjournalsanteckningar, kemikaliebeställningar, entreprenörer som är kvar i huset och visar en rapport på det, som en skiftöverlämningsrapport.”

För att förbättra kommunikationen ytterligare ville man också ha ett öppet forum i Wistbo Driftportal, som man har valt att kalla viktiga meddelanden. Det är en meddelandefunktion där man kan skriva saker av mer allmän karaktär, till exempel: På måndag kommer vi att måla om i trapphuset, på tisdag får vi inte parkera för då ska vi dra ny el till ett värmeuttag och så vidare.

”Den är mycket mer frisläppt, vem som helst kan skriva, vem som helst kan ändra och det ger en blixtsnabb respons mot alla avdelningar. Alla ser den och alla kan lägga till i den.”

På Gärstadverket handskas man med många olika kemikalier och genom att använda den kemikaliemodul som finns i Wistbo Driftportal har hanteringen förenklats betydligt. Det är en modul där man beställer de kemikalier som behövs för driften och skötseln av anläggningarna. När en beställning läggs in i Wistbo Driftportal ser alla att beställningen är gjord och när leverans förväntas ske. Kemikaliemodulen talar om i fall leveransen inte kommer i tid och de kontaktuppgifter man behöver för att ringa upp och ta reda på vad som har hänt finns redan noterade. Gärstadverket har många anställda, men också många entreprenörer utifrån som utför olika slags arbeten på anläggningarna.

Tidigare anmälde sig vederbörande i kontrollrummet, skrev ner sitt namn i ett block och i bästa fall skrev man ut sig när arbetsdagen var slut. Ur säkerhetssynpunkt var det ett opålitligt system så man bestämde sig för att införa en entreprenörsmodul integrerad i Driftportalen. Det fungerar på så sätt att entreprenören loggar in i systemet när han/hon kommer till Gärstadverket och loggar ut när arbetspasset är slut.

Om ingen utloggning sker meddelas driftpersonalen som då kan kontrollera vad som har hänt. Detta är en mycket betydelsefull funktion på en arbetsplats som Gärstadverket. Sker det en olycka är det av yttersta vikt att man har överblick på vilka som befinner sig inne på anläggningarna.

Ökad delaktighet och trygghet för alla

Alla inom avdelningen för kraft- och värmeproduktion kan ta del av Wistbo Driftportal. Tack vare den breda informationsspridningen har det blivit ett forum som alla kan samlas kring och där alla kan vara delaktiga på ett synligt sätt i verksamheten.

”Du känner att du kan bli hörd, du känner att du är en del av gänget. Man får en vi-känsla istället för vi och dom. Det är ju en viktig del i dagliga arbetet!”

Eftersom Wistbo Driftportal ger en samlad överblick på all information och dokumentation inom företaget så finns det även en trygghet i det faktum att när någon går av sitt skift så kan den personen vara säker på att allt som har sagts, fel som har rapporterats, åtgärder som har vidtagits kommer fram till rätt instans och i oförvanskad form.

Alla kan efter sitt skift känna sig lugnt förvissade om att det tillträdande skiftet har de bästa förutsättningarna för fortsatt drift av anläggningarna.

”Det är en spårbarhet och en trygghet för alla att veta att man lämnar sitt arbete med ryggen fri om man nu ska vara dramatisk, men det är lite åt det hållet. Man har gjort det man ska och man kan gå hem med gott samvete”

Från Tekniska Verken har man varit mycket måna om att hålla utbildningar som har varit skräddarsydda för verksamheten vid Gärstadverket. Genom utbildningarna har alla lärt sig använda Wistbo Driftportal samtidigt som alla har fått chansen att ventilera ur sig oron över något nytt. Nu fungerar Wistbo Driftportal som en integrerad del av driften och man har även börjat titta på möjligheterna att använda Wistbo Driftportal inom andra verksamheter inom Tekniska Verken.

"Ett system som verkligen fungerar och som alla förstår och det är guld värt!"

Morgan Wännlund, driftenhetschef, Energi & Avfall, Tekniska Verken i Linköping.