Med rätt verktyg från början krävs inte stora förändringar

16 juni 2020

Artikelserie: Vikten av digital närvaro i tider med social distans

De flesta företag tvingas att ändra på sina rutiner för att följa de råd och rekommendationer som Folkhälsomyndigheten uppmannar till under den rådande corona-pandemin. Ett av dessa företag är Halmstads Energi och Miljö, som förser Halmstad med värme året om.

För att fortsatt kunna leverera sina samhällskritiska tjänster till invånarna i Halmstad krävs det att personalen håller sig frisk och det är uttalat att de som kan arbeta på distans ska göra det. I Halmstad har de dessutom möjligheten att vara utspridd på olika platser, då de har flera olika anläggningar i staden.

- Det är klart att det blir ensamt, eftersom man inte har så många att prata med, säger Martin Henningsson, driftsamordnare på Halmstads Energi och Miljö.
- Däremot har stämningen i kontrollrummet höjts bland driftpersonalen. Eftersom vi har restriktioner där vi inte ska ha några entreprenörer eller onödigt spring i kontrollrummet, blir de mer sammansvetsade där inne.

Att ha mer social distans till sina kollegor har inneburit att fysiska möten har blivit webbmöten. De har till och med genomfört utbildningar på distans för att fortsätta att utveckla sin personal. Däremot finns det andra saker som påverkas av corona-pandemin.
- Vi trodde det skulle bli större problem, men alla är med på tåget och anpassar sig efter våra regler och de restriktioner som finns. Däremot har vi påverkats på det sätt att det har blivit brist på avfall som kommer in. Eftersom många industrier har minskat sin produktion har mängden avfall reducerats, berättar Martin.

Att man går över till digitala möten har redan blivit en vardag i Halmstad, och Martin tror att det är något de kommer fortsätta med när läget återgår till det normala.
- Tidigare har vi åkt till en viss anläggning för ett möte. Jag tror det kommer förändras och att vi i framtiden kommer ha fler digitala möten för att effektivisera arbetsdagen.

Till följd av pandemin skjuts även revisionen hos Halmstads Energi och Miljö upp. Genom att skjuta fram revisionen blir springet på anläggningarna mindre, och man väljer att göra snabbstopp istället.

Halmstads Energi och Miljö har använt Wistbo driftportal i nio år, och att hemifrån ta fram mobilen för att få en snabb överblick över vad som händer på anläggningarna har inte förändrats på grund av corona. Däremot är det några funktioner har varit extra nödvändiga de sista månaderna.
- Eftersom vi använder mötesprotokoll för våra möten hoppas vi att personalen läser dom mer nu, än vanligt. Tidigare har man alltid kunnat fråga sin kollega vad som kom upp under mötet, men nu när vi är färre på anläggningarna är de tvungna att läsa för att veta vad som är på gång, säger Martin.

Sedan årsskiftet har Halmstads Energi och Miljö börjat fasa ut pappershanteringen vid Heta Arbeten till att digitalisera hela processen tack vare Heta Arbeten Premium. Genom att testa funktionen under några månader kommer de inom några veckor komma igång med den ordentligt.
- Det är bra att Wistbo satsar på rätt saker och inte tar ut svängarna när de bygger nya funktioner. De håller sig till sin sak, avslutar Martin.

 

David Centeno Norberg
Kundansvarig innesäljare 
Wistbo Information AB